Warta Ekonomi, Jakarta – Dalam kegiatan operasional sehari-hari, pernahkah Anda harus menunggu dua atau tiga hari, bahkan seminggu, untuk mendapatkan tanda tangan sang bos hanya karena ia sedang ke luar kota?
Atau, mungkin gaji karyawan perusahaan sempat tertunda disebabkan direktur keuangan yang belum kembali dari luar negeri?
Kasus semacam itu tetap saja ada yang mengalaminya, meski kita berada di era hiperkompetitif yang menuntut proses bisnis harus cepat, cepat, dan cepat. Sudah menjadi hukum alam bahwa “siapa cepat dia dapat”. Artinya, perusahaan yang lambat tidak akan selamat dan tersingkir dari kancah persaingan yang luar biasa ketat.
Oleh sebab itu, transformasi bisnis ke sistem digital sangatlah penting. Seperti kita ketahui, untuk mengakomodasi persetujuan dari pengambil keputusan, misalnya, saat ini sudah banyak layanan tanda tangan elektronik (e-sign); untuk mempermudah penagihan sudah ada meterai elektronik (e-meterai); dan lainnya yang dapat digunakan perusahaan agar semakin gesit.
Agar tidak terjadi penundaan pembubuhan tanda tangan dari sang bos seperti kasus tadi, PT Multipolar Technology Tbk (IDX: MLPT), anak usaha PT Multipolar Tbk (IDX: MLPL) yang fokus membantu automasi proses bisnis berbagai perusahaan, bahkan mempunyai solusi yang lebih canggih dari sekadar memenuhi kebutuhan tersebut, yaitu solusi MailApp.
Jip Ivan, Director Enterprise Application Services Business Multipolar Technology, mengatakan, MailApp merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh perusahaannya untuk membantu pengelolaan dan pengadministrasian dokumen seperti surat, formulir, kontrak, dan sejenisnya secara elektronik, terpadu, dan otomatis.
“Jadi, kalau ada surat-menyurat, pengisian formulir, atau persetujuan kontrak kerja sama, pembubuhan paraf dan tanda tangannya dapat dilakukan dari mana saja sehingga tidak mengganggu proses bisnis,” katanya. Lebih dari itu, aplikasi MailApp yang user friendly juga membantu mempermudah pemantauan proses pembuatan dan persetujuan, serta pencarian dokumen yang tersimpan secara cepat dan tepat.
MailApp pun mampu mengingatkan jadwal perpanjangan (renewal) sebuah kontrak melalui notifikasi. “Aplikasi ini cocok digunakan oleh perusahaan-perusahaan finansial, manufaktur, ritel, konsultasi hukum, pemerintahan, healthcare, pariwisata, dan lainnya yang melibatkan ribuan dokumen dalam bisnisnya,” ungkap Jip Ivan.
Serba-otomatis
Jika surat-menyurat dan pengadministrasian dokumen perlu dikelola menggunakan aplikasi MailApp, Multipolar Technology juga mengembangkan solusi yang berfungsi untuk mengelola pemeliharaan banyak aset perusahaan seperti anjungan tunai mandiri atau menara base transceiver station yang tersebar di ratusan hingga ribuan site secara otomatis.
Karena asetnya amat banyak, dibutuhkan pendataan lokasi, penjadwalan dan dokumentasi kegiatan pemeliharaan, pencatatan perizinan, pengingat jadwal perpanjangan perizinan, bahkan pencarian dan pengkajian lokasi instalasi baru, dan semacamnya dengan baik. Selama ini, proses pencatatan dan pengawasannya dilakukan secara manual sehingga cukup merepotkan dengan hasil yang cenderung lama dan tidak akurat.
Dengan Equipment Information Management System (EIMS), aplikasi yang dikembangkan oleh Multipolar Technology itu, pengelolaan pemeliharaan aset perusahaan yang tersebar di mana-mana dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja. Aplikasi yang end-to-end tersebut memungkinkan perusahaan mengelola aset secara mudah, terintegrasi, otomatis, efisien, dan real-time.
Erlina, Process Automation Solution Services Head Multipolar Technology, menjelaskan, data pemantauan tersaji dalam single database sehingga bermanfaat untuk bahan pertimbangan saat melakukan pengambilan keputusan bisnis perusahaan.
“Sebab, data yang tersaji termasuk realisasi budget, produktivitas dan profitabilitas aset, dan lain sebagainya,” katanya.
Tambahnya lagi, pengembangan EIMS telah mengikuti tren teknologi dengan mengadopsi Artificial Intelligent (AI), Internet of Thing (IoT), dan Radio Frequency Identification (RFID). Misalnya saat ini EIMS sudah mengadopsi machine learning dalam menganalisa image yang diperoleh dari kegiatan pemeliharaan, mengaplikasikan IoT untuk automasi perekaman data yang sifatnya berulang dalam interval waktu yang singkat, dan menggunakan RFID untuk pelacakan perpindahan lokasi perangkat atau aset.
Jadi, jika aplikasi MailApp berfungsi untuk mengelola serta mengadministrasikan surat-menyurat dan dokumen, EIMS berperan penting untuk memantau status, produktivitas, hingga hasil aset-aset atau perangkat-perangkat perusahaan.
Keduanya menjadi penyokong proses bisnis menjadi serba-cepat dan pada akhirnya menguntungkan.
English