INDUSTRY.co.id, Jakarta – Semakin besar perusahaan, semakin kompleks pula sistem operasional bisnisnya. Lalu, apa jadinya jika perusahaan dengan kantor cabang dan aset bisnis yang tersebar luas hingga di ribuan lokasi dikelola tanpa sistem integrasi yang baik? Tentu butuh upaya besar dalam pengelolaan, evaluasi, pemeliharaan, dan pencatatan yang amat penting untuk perencanaan ke depan.
Sebagai contoh kasusnya, perusahaan perbankan dengan cabang dan anjungan tunai mandiri (ATM) di berbagai daerah, atau perusahaan telekomunikasi dengan cabang dan base transceiver station (BTS) tersebar, jelas butuh manajemen penanganan satu sama lain secara cepat dan detail. Bagi perusahaan telekomunikasi maupun perbankan, biasanya harus memikirkan, mulai dari perizinan, pendirian, penggantian, pemeliharaan, atau perekaman data terkait BTS dan ATM-nya.
Masalahnya, saat ini masih banyak tugas yang dilakukan secara manual atau silo, sehingga prosesnya tidak bisa cepat dan datanya kurang akurat. Demikian halnya dalam surat-menyurat, masih banyak perusahaan yang menggunakan nota manual sehingga prosesnya lambat atau malah terhambat di era new normal ini karena sangat bergantung pada manusia dan peredaran hard copy yang rentan terjadinya human error dan kebocoran data.
Untuk itu, sebagai perusahaan pengembang solusi transformasi digital inovatif dan teknologi informasi (TI) modern berbagai sektor di Tanah Air, PT Multipolar Technology Tbk (IDX: MLPT), anak perusahaan PT Multipolar Tbk (IDX: MLPL), mengembangkan dua solusi yang penting bagi perusahaan berskala enterprise, yakni solusi EIMS dan MailApp.
EIMS
EIMS (Equipment Information Management System), merupakan solusi yang dikembangkan oleh Multipolar Technology untuk mempermudah pengelolaan pemeliharaan perangkat atau aset bisnis perusahaan yang tersebar di ratusan, bahkan ribuan lokasi, sehingga terbangun database terpusat yang rinci dan akurat.
Aset yang dimaksud bukan hanya sebatas perangkat bantu kerja, melainkan aset usaha non-fisik yang juga harus dikelola dan dipelihara, seperti izin operasi, sertifikasi perangkat, aset bergerak dan tidak bergerak, hak atas properti dan perangkat (milik/sewa/pakai), peralatan kantor, aset yang berhubungan dengan layanan pelanggan (termasuk self-service), maupun perangkat TI.
“EIMS menjadi solusi end-to-end yang mampu mengatasi persoalan tersebut. EIMS mengintegrasikan, mulai dari pendataan perangkat atau aset bisnis hingga pemeliharaannya,” ungkap Erlina, Division Head Project Management Office Multipolar Technology, dalam seminar bertema “Build Business Agility with Office Automation on Cloud” di Jakarta (5/7).
Automasi menggunakan solusi EIMS mampu mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko downtime, juga menghindari keterlambatan perpanjangan perizinan, kontrak, jadwal pemeliharaan perangkat yang dapat mengganggu operasional bisnis dan mengakibatkan kerugian finansial atau reputasi perusahaan, serta menghindari konsekuensi hukum atau penalti.
Erlina menyebutkan bahwa solusi EIMS memiliki sejumlah modul meliputi Plan and Analysis, Site Management, Implementation Management, Maintenance, Asset Record, Reporting, dan System Setting. Selain melalui web, EIMS juga dapat diakses secara mobile sehingga mempermudah proses kerja di kantor-kantor cabang dan di lapangan.
MailApp
Demi semakin memudahkan pengelolaan administrasi persuratan, sekaligus untuk melengkapi keunggulan EIMS, Multipolar Technology juga menawarkan solusi MailApp. MailApp yaitu aplikasi pengelolaan persuratan atau dokumen, termasuk surat masuk, surat keluar, surat disposisi, surat kontrak dan sebagainya, sehingga mempermudah dan mempercepat proses penyampaian informasi penting guna mendukung operasional bisnis sehari-hari.
“Dengan pengarsipan terpusat yang terautomasi, aktivitas penyusunan atau pengeditan dengan format standar, pemeriksaan hingga persetujuan surat atau dokumen dengan digital signature, termasuk proses pelacakan dan distribusinya, semua dapat dilakukan dengan sangat cepat dan mudah sekalipun jumlahnya ribuan per bulan,” ungkap Erlina.
Solusi tersebut juga memberikan fleksibilitas lebih dengan akses dari mana pun dan kapan pun karena bersifat paperless serta didukung aplikasi mobile. MailApp dilengkapi fungsi dashboard dan Service Level Agreement untuk pemrosesan surat atau dokumen yang memiliki tenggat waktu.
Google Cloud Platform
Baik EIMS maupun MailApp, keduanya sama-sama terbukti berjalan optimal di atas infrastruktur Google Cloud Platform. Menurut Fiertra Cahya, Cloud Technology Manager Multipolar Technology, Google Cloud Platform dipilih karena terbukti mampu menyediakan serangkaian layanan cloud yang mumpuni dengan biaya akuisisi yang sangat ekonomis.
“Layanan Google Cloud Platform ibarat jembatan teknologi menuju transformasi digital guna mendorong layanan yang modern dan inovatif, dengan operasional yang lebih mudah dan cepat, berbiaya ekonomis dengan ROI terbaik, dan terjamin keamanannya,” katanya.
Sejak tersedia data center lokalnya pada 2020, kini Google Cloud telah menjelma menjadi public cloud terpopuler yang paling berkembang di Tanah Air. Google Cloud yang telah diterima di berbagai sektor industri, terbukti mampu memenuhi persyaratan sertifikasi dan peraturan terkait.
“Keunggulan lain dari penggunaan Google Cloud seperti investasi yang rendah, mempercepat akuisisi solusi inovatif seperti EIMS dan MailApp, menghilangkan sebagian besar beban operasional tim TI, dan memberikan fleksibilitas untuk scale-up/down,” lanjut Fiertra.
Google Cloud memberikan performa koneksi yang tinggi karena menggunakan bandwith lokal Google yang besar, sehingga cocok untuk menjalankan platform EIMS dan MailApp berskala besar.
English